Juridische informatie
Rechtsgeldigheid van de elektronische vrachtbrief als vervanger van de papieren vrachtbrief.
De vrachtbrief wordt gebruikt als communicatiemiddel tussen afzender, vervoerder en geadresseerde. De vrachtbrief dient als bewijsmiddel dat de zending heelhuids en op tijd door de vervoerder is vervoerd en afgeleverd. Voor politie, inspectie ILENT en douane is de vrachtbrief een bron van informatie en een instrument om te controleren op overtredingen op het gebied van (bijvoorbeeld) cabotage, overbelading en belastingfraude.
Naar de overheid toe is de vrachtbrief een controle instrument. Tussen afzender en vervoerder is de vrachtbrief een vastlegging van de vervoerovereenkomst. Zo kunnen we vijf functies vaststellen van de vrachtbrief:
- Bewijs van de inhoud van de vervoerovereenkomst
- Bewijsmiddel voor de vaststelling van aansprakelijkheid
- Ladinginformatie
- Ontvangstbewijs
- Controle door overheidsinstanties / Onderdeel administratieverplichting t.b.v. fiscus
De vrachtbrief is een belangrijk juridisch instrument voor het leveren van bewijs ter zake van het nakomen van de verplichtingen uit de vervoerovereenkomst en voor het leveren van bewijs van het vervullen van allerlei overheidsverplichtingen.
eCMR en andere wettelijke verplichtingen
In het eCMR protocol is geregeld, dat de vrachtbrief elektronisch mag worden opgemaakt. Dit doorkruist niet de verplichtingen die in andere wetten is opgenomen. In de Belastingwet staat dat bedrijfsadministratie minstens 7 jaar bewaard moet blijven. Als de eCMR onderdeel is van de bedrijfsadministratie, dan moet deze dus 7 jaar bewaard worden.
Op deze pagina behandelen wij vragen over de rechtsgeldigheid van de elektronische vrachtbrief als vervanger van de papieren vrachtbrief. De volgende onderwerpen komen hierin ter sprake:
- eCMR protocol
- rechtsgeldigheid van de vrachtbrief
- juridische functionaliteiten
- elektronische handtekening
- eFTI verordening
Waarom is er een aanvulling op het CMR Verdrag gemaakt?
Daarom is in 2008 het eCMR Protocol tot stand gekomen.
Partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van de vervoerovereenkomst moeten afspraken maken over het gebruik van de elektronische vrachtbrief. Dat staat in artikel 5 van het eCMR protocol.
Deze afspraken worden vastgelegd in de elektronische vrachtbrief. De afspraken moeten eenvoudig te vinden zijn. Het meest voor de hand ligt dus, dat via een hyperlink in de elektronische vrachtbrief de gebruiker kan doorklikken naar de pagina van het platform, waarop deze informatie staat. Hoewel er in de eCMR geen verplichting is opgenomen tot een schriftelijke overeenkomst van deze afspraken, adviseren wij in het geval er wel een schriftelijke (raam)overeenkomst wordt afgesloten, hierin een bepaling over het gebruik van de elektronische vrachtbrief op te nemen.
De IRU heeft een voorbeeld tekst gemaakt voor een dergelijke overeenkomst. Deze vindt u hier.
Integriteit, betrouwbaarheid, toegankelijkheid
Eigenlijk kunnen de eisen van het eCMR protocol worden samengevat in het adagium: “Vertrouwen is goed, controleren is beter”. Partijen moeten kunnen vertrouwen op integriteit van de gegevens en juridische geldigheid van de handtekening. Partijen moeten dit kunnen controleren door toegang te hebben tot de “voorkant” en “achterkant” van de elektronische vrachtbrief.
Met andere woorden: hoe krijgen afzender en geadresseerde een origineel afschrift van de vrachtbrief, wie garandeert dat de informatie op de vrachtbrief ongewijzigd blijft, wie heeft toegang tot het software systeem. Als het software systeem onder beheer is van de vervoerder (of van zijn provider), dan heeft een opdrachtgever of geadresseerde nadere waarborgen nodig over de integriteit.
Integriteit van de vrachtbriefgegevens
Vanaf het moment dat de vrachtbrief is opgemaakt, mag de vrachtbrief door de afzender niet meer gewijzigd worden. Bij het ophalen van de lading moet de vervoerder (in de praktijk: diens chauffeur) de mogelijkheid hebben om voorbehoud te maken op de vrachtbrief voordat hij de vrachtbrief tekent. Achter de schermen moet in de software een logboek meelopen, die alle wijzigingen registreert. Ook elke elektronische handtekening moet onlosmakelijk gekoppeld worden aan de vrachtbrief.
Handtekening op toestel chauffeur
Op het moment dat een vrachtbrief ter ondertekening aangeboden wordt op de mobiele app op het toestel van de chauffeur, is er geen sprake van een geavanceerde elektronische handtekening die voldoet aan het CMR-verdrag (eCMR protocol). Ook een ge-uploade handtekening is niet origineel en daarom niet voldoende voor bewijs van ontvangst.
Het middel, waarmee een elektronische handtekening wordt gezet, moet onder de exclusieve controle staan van degene die de handtekening zet.
Om discussie over betrouwbaarheid van de handtekening voor te zijn, adviseren wij om een bewijsovereenkomst over de wijze van ondertekening te sluiten. In de AVC (algemene voorwaarden) is een bewijsovereenkomst opgenomen in artikel 2.
Bijvoorbeeld:
Een handtekening door een QR-code. De ondertekenaar heeft op zijn eigen mobiel een account. Bij dit account kan hij inloggen. Zolang hij deze inloggegevens met niemand deelt, staat de QR-code onder zijn exclusieve macht. Hij toont de QR-code op zijn eigen mobiel en stelt de chauffeur in staat om de code te scannen met diens eigen toestel (een smartphone of een mobiele boordcomputer).
Ander voorbeeld:
De chauffeur vraagt om te tekenen op zijn toestel. De ondertekening gebeurt door het scherm aan te raken met een pennetje. Het pennetje en het toestel zijn niet onder de exclusieve macht van de ondertekenaar. De chauffeur heeft de mogelijkheid om zelf een handtekening te zetten zonder dat de ander daarvan in kennis is gesteld.
Toegankelijkheid voor alle gerechtigde partijen
De vrachtbrief is het communicatiemiddel tussen de (rechts)personen, die de vervoerovereenkomst zijn aangegaan. In eerste instantie zijn dat de afzender en de vervoerder. Als de vervoerder een ondervervoerder (of een opvolgend vervoerder) inschakelt, dan zal deze ook de vrachtbrief nodig hebben. Op het moment dat de geadresseerde aangeeft de zending te willen ontvangen, is ook de geadresseerde partij bij de vervoerovereenkomst. Al deze partijen zijn gerechtigd om een origineel afschrift van de vrachtbrief te ontvangen. Digitaal wil dat zeggen, dat elke partij bevoegdheid moet krijgen om de elektronische vrachtbrief te zien en te downloaden naar een eigen computeromgeving. De toegankelijkheid is nodig voor de duur van de bewaarverplichtingen, die partijen hebben. Deze bewaarverplichting hangt samen met het kunnen leveren van bewijs in geval van een schadeclaim. Tevens hebben veel bedrijven een bewaarverplichting in verband met belastingen, zoals btw, accijns, invoer- en uitvoerrechten.
Beschrijving technische procedures
Net als in andere wetgeving over digitalisering geeft de wetgever alleen een kader, waaraan de elektronische communicatie moet voldoen. Dit kader is in geval van de vrachtbrief een omschrijving van functionaliteiten. Hoe deze functionaliteiten te implementeren moeten afzender en vervoerder samen overeenkomen door procedures te beschrijven. In de procedure staat dan bijvoorbeeld wat de methode voor het opmaken van de vrachtbrief is en hoe elke partij een exemplaar van de vrachtbrief krijgt. Bovendien moet er in de elektronische vrachtbrief verwezen worden naar deze procedures en deze procedures moeten op eenvoudige wijze te raadplegen zijn.
Als een elektronische vrachtbrief aangemaakt wordt op een internetplatform, dan is het voldoende als op dat internetplatform uitleg wordt gegeven over de procedures.
Om aan de eFTI verordening te voldoen moet de EU functionele en technische specificaties vastleggen. Op dit moment is nog niet bekend hoe die specificaties eruit gaan zien. Uiterlijk 2025 is de verordening van toepassing.
Er is geen directie relatie tussen eCMR protocol en de eFTI verordening. Het eCMR protocol is onder de Verenigde Naties tot stand gekomen. De eFTI verordening is vastgesteld door de Europese Unie. Het ligt voor de hand, dat bij de implementatie van de eFTI verordening aansluiting gezocht zal worden bij bepalingen uit het eCMR protocol. Er bestaat de kans, dat de EU extra waarborgen zal vragen aan de leveranciers van elektronische vrachtbrieven.
Wettelijke eisen aan de elektronische vrachtbrief
Om discussie over betrouwbaarheid van de handtekening voor te zijn, adviseren wij om een bewijsovereenkomst over de wijze van ondertekening te sluiten. In de AVC (algemene voorwaarden) is een bewijsovereenkomst opgenomen in artikel 2.
Vervoerder
Het gebruik van een elektronische vrachtbrief is een mogelijkheid, die het eCMR protocol biedt. De partijen spreken het gebruik van een elektronische vrachtbrief af op het moment dat zij de vervoerovereenkomst afsluiten.
Ondervervoerder
Een ondervervoerder sluit een vervoerovereenkomst met de hoofdvervoerder. De hoofdvervoerder zal in deze vervoerovereenkomst alle afspraken uit de overeenkomst die hij met de afzender afsloot overnemen. Op die manier stemt de ondervervoerder dus toe in het gebruik van de elektronische vrachtbrief.
Geadresseerde
De geadresseerde is in eerste instantie geen partij bij de vervoerovereenkomst. Hij treedt toe op het moment, dat hij de goederen in ontvangst neemt (of direct na inontvangstneming door de vervoerder van de goederen als er in de vrachtbrief vermeld is, dat de afzender het beschikkingsrecht over het vervoer van de goederen vanaf dat moment heeft overgedragen aan de geadresseerde). Op het moment dat de geadresseerde toetreedt tot de vervoerovereenkomst, is hij ook verplicht om te accepteren dat er geen papieren vrachtbrief, maar een elektronische vrachtbrief wordt gebruikt.
Uitzondering
In de afspraken die afzender en vervoerder maken over het gebruik van de elektronische vrachtbrief, moeten zij ook procedures opnemen voor eventuele vervanging van een digitale vrachtbrief door een op andere wijze afgegeven vrachtbrief.
Hiermee wordt bedoeld, dat een van de partijen kan vragen om een papieren versie van de vrachtbrief.